Werk jij in het onderwijs dan kan het bijna niet anders dan dat je studenten of leerlingen hebt waar het een tijdje minder goed mee gaat. Er zijn bijvoorbeeld psychische problemen, zorgen over de thuissituatie, loverboyproblematiek, een student is niet in staat goed voor zichzelf te zorgen of komt in aanraking met justitie. Vanzelfsprekend trekken docenten/begeleiders dan aan de bel en onbedoeld komt daardoor vaak onveilig mailgedrag tot stand met grote risico’s dat zeer vertrouwelijke informatie op straat komt te liggen. Stel dat dat jouw gegevens zijn, of van jouw kind?
Hoe komt het dat dit vaak misgaat?
Docenten hebben het in hun dagelijks bestaan vaak gillend druk. Ze weten heus wel dat ze de mails moeten verwijderen en informatie op de juiste veilige plek moeten opslaan maar in alle hectiek van de dag en baan schiet dit er weleens bij in (zie ook: “Docenten besteden een dag per week aan administratie“). Maar juist bij dit soort gegevens is het cruciaal dat de informatie verwijderd wordt uit persoonlijke mailboxen. Steeds vaker zijn onderwijsinstellingen namelijk doelwit van cybercriminaliteit en voor hen zijn deze persoonlijke gegevens goud waard!
Verwijder verouderde en overtollige mails!
‘Verwerk en bewaar niet meer gegevens dan noodzakelijk’, dus ga nu naar je mailbox en schoon op. Heb je dit soort zorgstudenten gehad afgelopen jaren? Bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld en/of zorg ervoor dat de gegevens niet herleidbaar zijn. Bewaar niets alleen omdat jou dit ‘handig’ lijkt. Wil je echt goed opruimen? Graag! Je helpt daarmee meteen met het terugdringen van het wereldwijde data-opslag-probleem! (zie ook Digital Cleanup Day).
- Ga naar je mailbox in Outlook, klik rechtsbovenin op het tandwiel ‘instellingen’, kies Account, kies Opslag en begin te legen (je kunt bijvoorbeeld kiezen voor alle mails ouder dan 12 maanden).
- Ga naar je mailbox en sorteer op ‘Formaat’. Je vindt dan je mails met (veel-) bijlagen en kunt eenvoudig alles selecteren wat weg kan.
- Weet je dat je bepaalde instanties hebt gemaild (gemeente, zorg coördinator, Zorg Advies Team, Praktijkbegeleider etc.) zoek dan op die mailadressen en verwijder alles wat je niet mag bewaren.
Handel zorgvuldig en integer
Heel logisch misschien om in de titel van een mail meteen maar naam/studentnummer/’probleem’ te noemen, dat trekt meer de aandacht van de lezer en helpt iedereen om de informatie snel terug te vinden. Doe het niet! Vermijd ook ISBN-nummers, adressen, geboortedata en al helemaal identiteitsbewijzen! Zorg ervoor dat de gegevens alleen toegankelijk zijn voor medewerkers die deze uit hoofde van hun functie nodig hebben, sla zorgdossiers alleen op in het studentinformatiesysteem. En als je toch moet mailen naar een externe partij, gebruik dan Surf Filesender! Enne: het is nadrukkelijk verboden om (onderdelen van) een zorgdossier op USB-sticks of andere externe gegevensdragers op te slaan, dat geldt ook voor een papieren versie!
Meer weten?
Wil je meer weten over het veilig omgaan met persoonsgegevens en zorgdossiers, lees dan de betreffende beleidsstukken van jouw instelling (of vraag ze op), ga in gesprek met jullie zorg coördinator of Privacy Officer. Werk je binnen ROC van Amsterdam-Flevoland kijk dan op de interne pagina Cyberveiligheid op Sharepoint.